Combytes Contact Center
Het professionele keuzemenu voor Microsoft Teams

De standaard belfunctie van Teams biedt een eenvoudig keuzemenu met vaste teksten. Het Combytes Contact Center gaat veel verder: berichten passen zich automatisch aan op basis van het tijdstip, de dag of een feestdag — zonder dat u zelf nieuwe opnames hoeft te maken. U kunt onbeperkt submenu's aanmaken, elke afdeling eigen openingstijden geven, en bellers worden automatisch herkend met hun klantgegevens in beeld. Daarnaast heeft u een live dashboard waarmee u real-time ziet wie er belt, wie er wacht en welke medewerkers beschikbaar zijn.

Ja, het Contact Center werkt als uitbreiding op Microsoft Teams met Teams Phone. U heeft een Teams Phone-licentie en een telefoonnummer nodig. Combytes kan u hierbij volledig ontzorgen — van licenties tot het leveren van telefoonnummers en het inrichten van de technische koppeling.

Nee, dat hoeft niet. Het systeem genereert spraak automatisch met Azure AI — de spraaktechnologie van Microsoft. U typt uw bericht, kiest een stem, en het systeem spreekt dit voor aan de beller. De berichten klinken natuurlijk en professioneel, volledig in het Nederlands. Snelheid, toonhoogte en volume kunt u zelf instellen. Wilt u toch eigen opnames gebruiken? Dan kunt u ook audiobestanden uploaden.

Per menu kunt u tot 12 opties instellen (toetsen 1 t/m 9, 0, * en #). Het aantal submenu's is onbeperkt — u kunt zo diep nesten als u wilt. Elke optie kan doorverbinden naar een medewerker, afdeling, wachtrij, extern nummer of een volgend submenu. Ook kunt u per optie eigen openingstijden instellen.

Het systeem kent 6 afzonderlijke scenario's: buiten openingstijden, tijdens pauzes, op feestdagen, bij uitzonderingen, wanneer er geen medewerkers beschikbaar zijn, en wanneer de maximale wachttijd wordt overschreden. Voor elk scenario stelt u een apart keuzemenu of doorschakelactie in, met een eigen gesproken bericht. Berichten worden automatisch aangepast — de beller hoort bijvoorbeeld de naam van de feestdag of de eerstvolgende openingstijd.

U maakt een belgroep aan, voegt medewerkers toe en kiest hoe oproepen worden verdeeld: om de beurt, naar de medewerker die het langst vrij is, of bij iedereen tegelijk. Per groep stelt u in hoe lang de telefoon overgaat, wat de maximale wachttijd is en welke muziek of melding de beller hoort. Wanneer niemand opneemt of de wachttijd wordt overschreden, bepaalt u apart wat er gebeurt — bijvoorbeeld doorverbinden naar een ander nummer of een bericht afspelen.

Ja. Het live dashboard ververst elke seconde en toont het aantal actieve gesprekken, wie er in de wachtrij staat, welke medewerkers beschikbaar zijn en hoe lang gesprekken duren. Daarnaast is er een Supervisor Monitor waarmee u kunt meeluisteren met lopende gesprekken of deelnemen als dat nodig is. Wachtrijen kleuren automatisch op basis van urgentie: oranje bij langere wachttijden, rood bij kritieke situaties.

Ja. Medewerkers kunnen via een chatbericht in Teams een uitgaand gesprek starten. Het systeem belt de medewerker terug via Teams en verbindt automatisch met het externe nummer. Bellers worden ook bij uitgaande gesprekken herkend als ze in de klantendatabase staan. U bepaalt zelf welke medewerkers mogen uitbellen en naar welke nummers.

Ja. Het systeem bevat een eigen klantendatabase. Bij elk inkomend gesprek wordt het telefoonnummer gekoppeld aan de klantgegevens. Uw medewerker ziet direct de naam, contactgegevens, eerdere gesprekken en notities — nog voordat het gesprek wordt beantwoord. Na het gesprek kunnen notities worden toegevoegd die automatisch aan het klantdossier worden gekoppeld. Heeft u al een eigen CRM-pakket? Via de ingebouwde API-koppeling in het keuzemenu kunt u ook gegevens ophalen uit externe systemen.

Ja. Alle instellingen worden beheerd via een overzichtelijke webinterface. U kunt zelf menu's aanpassen, openingstijden wijzigen, feestdagen importeren, medewerkers toevoegen aan belgroepen en berichten instellen. Combytes verzorgt de eerste inrichting en training, daarna kunt u alles zelf aanpassen wanneer u wilt.

Dat hangt af van de omvang van uw telefonie. Een standaard inrichting met keuzemenu, openingstijden en belgroepen kan binnen enkele dagen klaar zijn. Combytes verzorgt de volledige installatie, configuratie en training — u hoeft zelf niets technisch in te richten.

Ja. Het systeem werkt met elk telefoonnummer dat aan Microsoft Teams Phone is gekoppeld — via Calling Plan, Direct Routing, Operator Connect of Teams Phone Mobile. Heeft u al nummers in gebruik? Die kunt u gewoon behouden. Combytes kan ook nieuwe nummers voor u regelen en de volledige technische koppeling verzorgen.

Ja. In de planning kunt u Nederlandse feestdagen en schoolvakanties met een paar klikken importeren. Het systeem haalt de data automatisch op en controleert op dubbele invoer. U kiest welke feestdagen u wilt overnemen en het systeem past de telefonie direct aan — inclusief automatisch gegenereerde berichten die de naam van de feestdag en de eerstvolgende openingstijd benoemen.

Het Combytes Contact Center is branche-onafhankelijk en geschikt voor elke organisatie die met Microsoft Teams belt. Van financiële dienstverlening en advocatuur tot accountancy, makelaardij, zorg en overige kantooromgevingen — de flexibele configuratie past zich aan uw situatie aan. Twijfelt u of het voor uw organisatie geschikt is? Neem gerust contact op, dan denken we graag mee.